Zeitfresser: E-Mails und Meetings

11/03/2014

Verlorene Arbeitszeit: Angestellte fühlen sich zunehmend belastet von unnötigen Informationen im E-Mail-Postfach. Jede zweite bis vierte Besprechung verläuft unproduktiv. Das zeigen die Ergebnisse einer Studie im Rahmen der Workplace Survey 2013.

 

Wir erledigen Arbeit nicht im Büro, sondern im Flugzeug, im Café oder am Wochenende zu Hause auf der Couch – also an Orten, wo wir ungestört von Kollegen, Telefonaten und Meetings arbeiten können, behauptet Unternehmensberater Jason Fried auf der TED-Konferenz. Damit wieder Konzentration möglich ist, schlägt er unter anderem vor: „Vergessen Sie einfach das nächste anstehende Meeting. Sie werden nichts verpassen und können die Zeit für ihre Arbeit nutzen." (siehe Video)
 

 

Dass Einladungen zu Meetings und stetig im Postfach auflaufende E-Mails tatsächlich zu den schlimmsten Zeiträubern im unternehmerischen Alltag gehören, belegen die Ergebnisse der Workplace Survey 2013, für die im Auftrag des Personaldienstleisters OfficeTeam 250 HR-Manager in Deutschland und in der Schweiz befragt wurden. Meetings und E-Mails unterbrechen die Konzentration und stören damit massiv die Produktivität der Belegschaft. Dennoch nehmen sie im Arbeitsalltag zu.
 

Der Informationsgewinn von E-Mails und Meetings bleibe dabei oftmals gering. In zahlreichen Unternehmen häuften sich bereits die Beschwerden von Mitarbeitern. Insbesondere E-Mails werden bei der Arbeit zunehmend als störend empfunden.

 

Häufige Klagen über Nachrichtenschwemme und Unterbrechungen

31 % der Befragten HR-Verantwortlichen in Deutschland waren angesichts der Nachrichtenschwemme bereits mit Bedenken ihrer Mitarbeiter konfrontiert. Angestellte erhielten zu viele Nachrichten mit unnötigen Informationen, lautet mit 65 % in Deutschland und 64 % in der Schweiz die Hauptkritik an der elektronischen Post.

 

Betroffene beklagen zudem, dass sie ständig bei der Arbeit unterbrochen würden (Deutschland 60 % / Schweiz 55 %) und damit ihre Produktivität sinke (37 % / 36 %). Daneben fehlt vielen Angestellten der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen (42 % / 27 %).

 

Mangelnde Disziplin in der täglichen Kommunikation offenbart ebenso ein Blick auf abteilungsinterne und unternehmensübergreifende Meetings: Ein Fünftel der befragten HR-Verantwortlichen (Deutschland 20 % / Schweiz 22 %) glaubt, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verläuft. Rund jeder Dritte (32 % / 34 %) schätzt den Anteil der überflüssigen Zusammenkünfte immerhin noch auf zwischen 11 und 25 %.

 

Unklare Zielsetzung sorgt für ineffiziente Meetings
 

Eine Besprechung ist nach Ansicht der Hälfte der Personalmanager (Deutschland 46 % / Schweiz 50 %) misslungen, wenn aus ihr weder Ergebnisse noch Entscheidungen hervorgehen. Dies liege auch daran, dass oft eine klare Agenda und Zielsetzung fehle, die Teilnehmer schlecht vorbereitet seien oder die Runde schlicht aus den falschen Teilnehmern bestehe. Fehlentwicklungen seien damit vorprogrammiert: Wichtige Entscheidungsträger seien nicht anwesend, die Gruppe verliere sich im Gespräch und der Selbstdarstellung, statt nah am Thema zu bleiben - auch deshalb, weil sie kein Ziel vor Augen hat.
Die Konsequenz: Verlorene Arbeitszeit.

 

Abhilfe könnten verbindliche Standards schaffen, die gemeinsam mit den Führungskräften durchgesetzt werden. Sich auf die Selbstmanagementfähigkeiten der Mitarbeiter zu verlassen, genüge hingegen nicht.

 

Tipps für die firmeninterne Kommunikation
 

Die Auftraggeber der Studie von OfficeTeam geben dazu eine Reihe von Tipps zum besseren Bewältigen des E-Mail-Aufkommens und für effizientere Meetings:

  • Ermutigen Sie Mitarbeiter, Kollegen häufiger persönlich aufzusuchen. Offene Fragen können so besser geklärt, Missverständnisse vermieden werden.
  • Definieren Sie verbindliche Richtlinien für firmeninterne Verteilerlisten. Welche Kollegen benötigen welche Informationen, wo überlasten sie nur das Postfach?
  • Üben Sie sich und Ihre Mitarbeiter in Präzision: Eine aussagekräftige Betreffzeile, ein fokussierter Nachrichtentext ohne Abschweifungen und die Angabe, ob Sie eine Antwort oder Feedback erwarten, sparen Zeit und Arbeit.
  • Sparen Sie sich beigefügte Dokumente ohne Komprimierung – sie bringen jedes Postfach schnell an seine Kapazitätsgrenze. Besser ist es, einen Link zu setzen.

 

Tipps für effiziente Meetings:

  • Je mehr Personen, desto mehr Redebeiträge: Halten Sie den Teilnehmerkreis deshalb klein und laden nur die für die Besprechung wirklich wichtigen Personen ein.
  • Machen Sie sich klar, welche Erwartungen Sie haben. Keine klare Erwartung, kein Meeting. In diesem Fall ist es besser, auf die Zusammenkunft zu verzichten.
  • Bereiten Sie eine Agenda vor und verschicken Sie diese rechtzeitig und gemeinsam mit kleinen Aufgaben an die Teilnehmer. Niemand wird mehr unvorbereitet auftauchen.
  • Gut für den Rücken und für einen fokussierten Geist: Halten Sie Ihr Meeting an einem Stehtisch ab. Die Dauer wird sich automatisch dramatisch verkürzen.
  • Verbannen Sie Smartphones und Tablets, die nicht für eine Präsentation benötigt werden, und sorgen Sie so für weniger Ablenkung.

 

Über diese Studie:
Für die Studie wurden 250 Personalmanager in der Schweiz und in Deutschland befragt. Die Erhebung wurde im Rahmen der "Workplace Survey 2013" von einem internationalen unabhängigen Meinungsforschungsinstitut im Auftrag des Personaldienstleisters OfficeTeam durchgeführt.

 

Download: Ergebnisse zum Thema E-Mails und Meetings der Studie "Workplace Survey 2013" von Office Team (3,7 MB)

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